Sugar CRM

http://www.sugarcrm.com/

Wdrażanie w firmach aplikacji klasyCRM staje się coraz modniejsze. Niewykluczone więc, że również i ty wkrótce otrzymasz do zrealizowania takie zlecenie lub będziesz chciał skorzystać z dobrodziejstw CRM we własnych działaniach. Ponieważ tworzenie programu CRM od podstaw jest czasochłonne, sprawdziliśmy, jak na tym polu sprawdzają się dostępne aplikacje typu open source. Naszym celem stał się kombajn Sugar CRM.

Dlaczego Sugar CRM?

Nie ma dostępnych zbyt wiele darmowych aplikacji realizujących tego rodzaju zadanie. Wybrany przez nas produkt posiada tę zaletę, że jest w całości obsługiwany przez przeglądarkę internetową. Umożliwia to łatwy dostęp do programu przez wszystkich użytkowników.

Sugar CRM nad innymi podobnymi narzędziami (głównie Tiger CRM - również darmowy) ma tę przewagę, że zawiera wiele różnych modułów, jest stale uaktualniany, a do tego posiada ładny, a jednocześnie stosunkowo lekki i praktyczny design, co w codziennej pracy nie jest bez znaczenia.

Program występuje w kilku wersjach, jednak w większości płatnych. Na szczęście niezależnie od komercyjnych edycji, system Sugar CRM został uwolniony i przekazany nurtowi open source, który stale go rozwija. Wersja bezpłatna posiada większość najważniejszych i niezbędnych funkcji.

Sposób organizacji danych

Idea działania Sugar CRM jest dość prosta. Głównym elementem programu są konta - w taki sposób odwzorowywani są twoi klienci i kontrahenci. Do każdego konta mogą być przypisane kontakty. Są to pracownicy firmy. W ten prosty sposób możesz łatwo usystematyzować dane teleadresowe kontrahentów oraz ich przedstawicieli. To jednak nie koniec.

Do poszczególnych klientów i kontaktów możesz przypisywać przeróżne zdarzenia. Tu zaczyna ujawniać się siła systemu CRM. Możesz na przykład dodać zaplanowane spotkanie albo zrobić notatkę z rozmowy telefonicznej odbytej w miniony piątek. Wpisz także adnotację, że będziesz musiał wykonać telefon w tej sprawie w środę w samo południe, a system ci o tym przypomni.

Bieżące informacje o klientach mogą być również uzupełniane o załączniki. Możesz na przykład "przypiąć" do danego klienta ofertę czy cennik, który mu wysłałeś lub zapytanie otrzymane od niego. Dzięki temu nic się nie zgubi i zawsze wszystko będzie pod ręką.

Swoje działania możesz również organizować w projekty (np. "Stworzenie serwisu WWW dla firmy Kowalski SA") i w ramach projektu gromadzić wszelką związaną z nim dokumentację, notatki i zaplanowane spotkania. Możliwości jest zresztą znacznie więcej.

Dlaczego warto korzystać z systemu?

Czas odpowiedzieć na pytanie dotyczące głównej zalety stosowania programu klasy CRM. Wiesz już, że pozwala on gromadzić wszelkie informacje na temat wszystkich działań firmy w zakresie kontaktu z klientami. Niewątpliwym atutem Sugar CRM jest więc wspomaganie organizacji pracy - żaden dokument nie zginie ani też żadne spotkanie nie zostanie zapomniane. Jest jednak coś więcej.

W znakomitej większości przypadków w przedsiębiorstwach pracuje więcej niż jedna osoba. To mocno komplikuje kontakty z klientami, gdyż w klasycznej metodzie nikt poza osobą bezpośrednio zajmującą się danym klientem nie wie nic na temat jego spraw i zleceń. To rodzi rozmaite problemy, ponieważ osoba taka musi tracić sporo cennego czasu, aby przekazywać polecenia dalej i kontrolować ich wykonanie. Jest także jedyną osobą, która może z klientem w kompetentny sposób porozmawiać. A co w sytuacjach, gdy dany pracownik jest po godzinach pracy lub na urlopie?

System CRM udostępnia zebrane informacje wszystkim zainteresowanym. Wyobraź sobie taką sytuację: pracownik biura handlowego otrzymał od klienta zapytanie ofertowe do wyceny wraz z wytycznymi odnośnie do tworzonego dla niego serwisu internetowego.

Dokument natychmiast został podpięty jako załącznik w systemie CRM, aby jeden z webmasterów od razu mógł go zobaczyć. Wprowadzono także notkę na temat zaplanowanej w tej sprawie rozmowy telefonicznej. Webmaster opracowuje szczegóły, dołącza je do systemu, dzwoni do klienta (system wyświetla wszystkie niezbędne dane adresowe), a następnie tworzy notatkę z tego zdarzenia.

Dział handlowy może przejrzeć dostępne informacje i na bieżąco kontrolować zlecenie. Gdy po dwóch tygodniach klient ostatecznie zdecyduje się na współpracę, wystarczy przejrzeć historię kontaktu z nim, aby być na bieżąco w sprawie zaproponowanych warunków. Prawda, że wygodne? A to tylko mały fragment możliwości.

Na zakończenie

Warto dodać, że wbudowany klient poczty umożliwia także automatyczne kolekcjonowanie korespondencji z klientem. Na chwilę obecną jednak klient ten nie obsługuje poprawnie polskich znaków i nie jest zbyt użyteczny. Twoją pracę system będzie też wspierał, udostępniając rozmaite raporty i wyszukiwarki.

Reasumując, Sugar CMR to bardzo potężne narzędzie, które z początku może nieco przerażać ogromem funkcji, ale da się szybko oswoić. Szczególnie, że systematyczne uzupełnianie danych o klientach na pewno przyniesie wymierne efekty.

Sugar CRM wymaga PHP oraz bazy danych MySQL, a proces jego instalacji i konfiguracji przebiega niemal w całości za pośrednictwem kreatora uruchamianego w przeglądarce internetowej. Także administracja systemem odbywa się przez przeglądarkę. Zwraca uwagę możliwość szerokiego dostosowania CMR-a do własnych wymagań (np. dodatkowe pola na karcie klienta). Z pewnością jest to udany program, który ma tylko jedną dużą wadę: zasobożerność. Intensywnie użytkowany w dość znacznym stopniu będzie obciążał serwer, ale naszym zdaniem i tak warto go wypróbować.